Meine persönliche Unterstützung im Alltag und bei Projekten – To-dos mit Trello organisieren

Ihr Lieben,

Am Sonntag habe ich bei Instagram gezeigt, wie ich meinen Alltag und meine To Do Listen organisiere. Darauf hin kamen sehr viele Nachfragen. Seit einigen Jahren nutze ich dafür verschiedene Boards von Trello. Für Projekte habe ich Boards zusammen mit meinem Team, aber es gibt auch meine „hiermit komm ich durchs Leben“, in der ich alles festhalte, terminiere und nichts vergessen.

Alles was in Kürze, aber auch in weiter ferne ansteht, hab ich dort festgehalten und kann so Tag für Tag meine Liste abarbeiten. Meinen Tagesplaner nutze ich natürlich trotzdem auch zusätzlich – aber das ist nochmal ein anderes Thema.

Für die Organisation nutze ich die Kostenlose Version des Organisations-Tool Trello. Trello ist ein Projektmanagement-Tool, mit dem man Boards (also Listen in verschiednen Spalten) erstellt. Diese Liste/Spalten bestehen aus sogenannten Karten für einzelne To Dos. Es gibt Trello sowohl als Browser-Version, als auch als App fürs Smartphone.

Vorab zeige ich Dir einmal die Grundfunktionen und nehme Dich dann etwas mehr in die Tiefe! Und verrate Dir meinen liebsten Konfetti Trick!

Die Basis von Trello

Das Prinzip von Trello ist quasi wie ein Kanban-Board, ist jedoch rein online umgesetzt. Wie auch bei Kanban spielt die Visualisierung eine wichtige Rolle. Die Karten eines Boards visualisieren je eine Aufgabe. Also ist es sehr kleinteilig. Aber so sorgt es dafür, dass alle Aufgaben sofort für alle ersichtlich sind und das Board agil bleibt.

Im ersten Schritt legt man sich eine Trello Account an und lädt sich auch die Mobile App (und auch gerne die Desptop App) runter. Das einrichten funktioniert an einem Computer tatsächlich besser, als mobil.

Nun legt man sein erstes Board an. Meins heißt To Do! Wenn ihr das Board angelegt habt, ist es erst einmal leer. Über Add a list erstellt man neue Listen  – die Spalten.

In meiner allgemeinen ToDo liste habe ich verschiedene Listen angelegt: „To Do“ für alles was irgendwann erledigt werden muss, jeweils eine Liste „pro Wochentag“ und eine Liste „erledigt“. Bei unserem Agentur Trello Board haben wir beispielsweise pro Kunden eine Liste, die wiederum nach Daten Sortiert ist. In meinem Redaktionsplan habe ich verschiedene Spalten für : Ideen, in Arbeit, auf Halde, eingeplant und veröffentlicht. Ihr seht. Man kann es ganz individuell anpassen.

So jetzt stehen schonmal die Spalten/Listen. Was kommt nun.

Im nächsten Schritt legt man die Karten an. Das ist quasi jedes einzelne To Do. Da drauf stehen bei mir wichtige Überweisungstermine, einzelne Aufgaben, wichtige Deadlines und co. ich mische das beruflich und privat! Weil es einfach meine allumfassende Liste ist. So kann auch mal der „Termin für Sommerreifen machen“ unter einem Punkt „Angebot schreiben“ sein. Denn am Ende muss ich es ja eh alles erledigen… Aber das muss jeder für sich individuell entscheiden.

FRISTEN EINSTELLEN

Alle meine Karten haben Fristen. Das bedeutet ich weise jeder Karte eine Frist zu. So kann ich es dann besser filtern und weiß ganz genau was wann anliegt! Auf meiner To Do Liste findet man um die 150 Karten. Nur durch die Fristen rutscht mir nichts durch. Denn natürlich kann ich nicht bei jeder Wochenplan und alle Punkte durchschauen. Und vieles hat einfach momentan keine Relevanz. Wie z.B. die Vertragsverlängerung meines Handvertrags am 15. Oktober 2023.

Da ich Trello sowieso regelmäßig öffne, nutze ich ich keine Erinnerungsfunktion und den Haken bei Beobachten nehm ich auch immer weg!

Als Shortcut hilft hier die Taste D, mit der ich Fälligkeitsdaten hinzufügen kann.

BESCHREIBUNGEN

Eine Karte hat immer einen Titel wie z.B. „Pinterest planen“

In der Beschreibung kann ich alle Notizen anlegen, die für mich da wichtig sind. Hier kann man auch gut Links, Gesprächsnotizen etc. vermerken. So ist alles an einem Ort.

CHECKLISTEN

Wenn ich bei einem To Do unterschiedliche Aufgaben habe, lege ich mir auch gerne mal eine Checkliste an. Zum Beispiel ob ich einen Artikel auch bei Facebook, Instagram und Pinterest gepostet habe. Oder wie in dem Fall auf dem Foto oben. Wenn ich ein YouTube Video mache, muss ich es erst Schneiden, dann ein Titelbild erstellen, dann mit Musik hinterlegen und am Ende hochladen. Da ich nicht immer alles am Stück mache, muss ich mir das manchmal aufteilen. Da sind Checklisten sehr hilfreich. Zudem kann man sich die einmal anlegen und immer wieder verwenden.

Bei Trello auf der Seite bekommt man eine gute Übersicht über Tastenkürzel, die einem die Arbeit ein wenig erleichtern! Mein liebster Hack ist das Konfettisymbol. Wenn man das oben mit in der Listenbeschreibung als Emoji einfügt, kommt immer ein kleiner Konfettiregen, wenn man eine Karte in die Konfettispalte bewegt! Ich habe das bei „Erledigt“. Und diese kleine Spielerei macht mich immer wieder glücklich!

Für meine Übersicht habe ich die Listen alle ein wenig gestaltet. Dazu habe ich pro Liste eine Karte angelegt in der eine Grafik mit dem Spaltennamen liegt! Das geht ganz einfach. Man öffnet die Karte, fügt einen Anhang hinzu und legt diesen dann als Titelbild fest. Wenn ihr mögt, stell ich Euch die Grafiken auch gerne zu Verfügung. Ihr findet sie in dieser Dropbox zum Download. Und nicht wundern: bei Donnerstag fehlt ein A – sonst hätte es nicht so in die Zeile gepasst!

Die Anhang Funktion kann auch sonst sehr nützlich sein, wenn man sich ein Bild hinter eine Aufgabe hängen möchte. Das funktioniert auch richtig gut!

Mein Hintergrund

Ich habe auch einen Hintergrund angelegt. Da könnt bei Trello ihr zwischen ganz vielen farblichen Hintergründen oder Fotos aussuchen. Ihr findet den Punkt rechts oben unter den drei Punkten. Aber ihr könnt dort auch was Individuelles hochladen. In meiner Dropbox findet ihr auch verschiedene Hintergründe. 

Das war nur ein ganz kleiner Exkurs in meine Organisationswelt! Es gibt da unendlich viele Möglichkeiten und mit „Power-ups“ kann man auch weitere Funktionen nutzen. Ich halte meine Boards alle eher simpel! Denn sie sollen mir am Ende ja nicht auch noch mehr Arbeit machen. Ihr findet bei Trello auch ganz viele Anleitungen und auch Vorlagen, die vielleicht für Euren Zweck genau das richtige sind. Ich plane auch mal wieder ein Buchhaltungsboard zu machen. Mit Listen / Spalten für Rechnungen stehen an, liegen vor und erledigt.

Unsere Familie organisieren wir übrigens nicht so digital. Seit Kurzem haben wir eine Familienorganisation mit einer Übersicht für alle im Flur hängen! Die ist super, um die Kinder in die Planung einzubeziehen und die Freizeitaktivitäten aller im Blick zu behalten.

Auf Instagram könnt Ihr mir jetzt in meinem neuesten Reel über die Schulter schauen und Trello in Aktion erleben.

Ich hoffe es hat Euch gefallen und ihr seid ganz motiviert. Möchtet ihr häufiger solche Artikel?

Liebe Grüße

Clara